اهمیت اسناد درپیشبرد تاریخ بشری به نحو باورنکردنی زیاد بوده و هست، لذا مدیریت ریسک اسناد یکی از مسائل حیاتی در هر سازمان؛ شرکت و موسسه ای است که نیاز به رویکردهای مدون و کارآمد دارد. بویژه با حملات سایبری به زیرساخت های اطلاعاتی سازمان ها اهمیت استاندارد مدیریت ریسک اسناد روز به روز بیشتر شده. استفاده از استانداردهای بین‌المللی، از جمله استاندارد ISO 18128، می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا این چالش را به بهترین نحو مدیریت کنند.
ISO 18128:2024 یک استاندارد بین المللی جدید است که توسط سازمان بین المللی استاندارد اولین بار در سال 2018 تدوین شده و راهنمایی هایی را برای ارزیابی ریسک هایی که اسناد یک سازمان را تهدید می کنند، ارائه می دهد.
. این استاندارد مفاهیم و رویکردهایی را ارائه می‌دهد که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اسناد خود را به دقت مدیریت کرده و از احتمال اتلاف وقت، هزینه و منابع جلوگیری کنند.
با پیاده‌سازی استاندارد ایزو 18128 استاندارد مدیریت ریسک اسناد، سازمان‌ها قادر خواهند بود تا الگوها و فرآیندهای مدیریت ریسک اسناد را بهبود بخشیده و اطمینان حاصل کنند که اطلاعات حیاتی آن‌ها در مقابل تهدیدهای امنیتی و خطرات دیگر محافظت می‌شود.
در نهایت، استفاده از استاندارد ISO 18128 نه تنها به سازمان‌ها کمک می‌کند تا ریسک‌های اسنادی خود را بهینه مدیریت کنند، بلکه اعتماد عمومی و اعتبار سازمان نیز افزایش می‌یابد.

مزایای استاندارد ایزو 18128
پیاده‌سازی استاندارد مدیریت ریسک اسناد ISO 18128 در یک سازمان می‌تواند به شکل چشم‌گیری به بهبود عملکرد و امنیت اطلاعات کمک کند. در زیر به برخی از مزایای این پیاده‌سازی اشاره شده است:
1. **افزایش امنیت اطلاعات**:
– استفاده از استاندارد ایزو 18128 می‌تواند منجر به افزایش امنیت اسناد و اطلاعات حساس سازمان شود.
– این استاندارد با تعیین رویه‌ها و فرایندهای مشخص برای مدیریت ریسک اسناد، به سازمان کمک می‌کند تا در مقابل تهدیدات امنیتی مقاومت بیشتری داشته باشد.
2. **کاهش اتلاف وقت و منابع**:
– با بهبود مدیریت ریسک اسناد، سازمان می‌تواند از اتلاف وقت و منابع در دسترسی، مدیریت و حفظ اسناد جلوگیری کند.
– الگوها و فرآیندهای استاندارد شده باعث بهبود بهره‌وری و کارایی در این زمینه می‌شود.
3. **اطمینان از تطابق با قوانین و مقررات**:
– پیاده‌سازی استاندارد ISO 18128 باعث می‌شود که سازمان بهبود یابد در تطابق با قوانین و مقررات مربوط به مدیریت اسناد.
– این موضوع می‌تواند به جلوگیری از جریمه‌ها و مشکلات حقوقی مربوط به عدم تطابق کمک کند.
4. **افزایش اعتماد عمومی**:
– پیاده‌سازی استاندارد مدیریت ریسک اسناد می‌تواند به افزایش اعتماد مشتریان، شرکای تجاری و سایر ذینفعان به سازمان کمک کند.
– اعلام تطابق با استانداردهای بین‌المللی می‌تواند به عنوان نشانه‌ای از حرفه‌ای بودن و توجه به امنیت اطلاعات سازمان عمل کند.
5. **بهبود مستمر**:
– پیاده‌سازی استاندارد ایزو 18128 به سازمان این امکان را می‌دهد تا از طریق ارزیابی و بهبودات مستمر، عملکرد خود را بهبود بخشد.
– این فرآیند به عنوان یک چرخه مدیریتی مستمر، به سازمان کمک می‌کند تا با تغییرات در تهدیدات امنیتی همگام شود.

پیاده سازی استاندارد ایزو 18128
به طور کلی، پیاده‌سازی استاندارد ISO 18128 باعث بهبود امنیت اطلاعات، مدیریت بهینه منابع، افزایش اعتماد و بهبود مستمر عملکرد سازمان می‌شود.شرکت بین المللی اگرین سیس به طور ویژه پیشنهاد می کند حتما از یک مشاور برای پیاده سازی این استاندارد استفاده کنید.
پیاده‌ سازی استاندارد ISO 18128 برای مدیریت ریسک اسناد در سازمان‌ها یک فرایند چند مرحله‌ای و جامع است که نیازمند تفکر دقیق، تعهد مدیریتی و همکاری تمام اعضای سازمان است. در زیر مراحل کلی برای پیاده‌سازی این استاندارد در سازمان شما آمده است:

1. **تعیین نیازها و اهداف**:
– شناسایی نیازها و اهداف خاص سازمان در زمینه مدیریت ریسک اسناد.
– تعیین منابع، زمان و بودجه مورد نیاز برای پیاده‌سازی استاندارد.

2. **تشکیل گروه کاری**:
– تشکیل یک گروه کاری یا تیم مسئول برای اجرای پروژه پیاده‌سازی استاندارد ISO 18128.
– انتصاب یک رهبر پروژه که مسئولیت هدایت و کنترل فرایند را بر عهده دارد.

3. **ارزیابی وضعیت فعلی**:
– ارزیابی وضعیت فعلی مدیریت ریسک اسناد در سازمان و شناسایی نقاط ضعف و قوت.
– تعیین نقاطی که نیازمند بهبود و توسعه هستند.

4. **تدوین سیاست‌ها و رویه‌ها**:
– تدوین سیاست‌ها، استراتژی‌ها و رویه‌های مربوط به مدیریت ریسک اسناد بر اساس استاندارد ISO 18128.
– تضمین تطابق با این استاندارد در تمام فرایندها و فعالیت‌های مرتبط.

5. **آموزش و آگاهی‌بخشی**:
– آموزش کارکنان در خصوص مفاهیم و الزامات استاندارد ISO 18128.
– اطمینان از آگاهی کافی اعضای سازمان از روش‌ها و فرایندهای مدیریت ریسک اسناد.

6. **پیاده‌سازی و نظارت**:
– پیاده‌سازی سیاست‌ها و رویه‌های تعیین شده.
– نظارت مداوم بر پیشرفت پیاده‌سازی و اعمال اصلاحات لازم.

7. **ارزیابی و بهبود مستمر**:
– ارزیابی دوره‌ای عملکرد مدیریت ریسک اسناد بر اساس استاندارد ISO 18128.
– اعمال تغییرات و بهبودات مستمر برای بهبود عملکرد و تطابق بیشتر با استاندارد.

این مراحل تنها یک راهنما برای پیاده‌سازی استاندارد ISO 18128 هستند و هر سازمان ممکن است نیازها و شرایط خاص خود را داشته باشد که بیاید بر اساس آن‌ها اقدامات خاصی انجام دهد.

برای اخذ گواهینامه مدیریت ریسک اسناد با شرکت ASYS تماس بگیرید.